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働き方改革-無駄な会議をやめよう

投稿日:2019年12月7日 更新日:

このページでは、世にはびこる無駄な会議について書く。このページを読んで無駄な会議を無くすように心がけよう。

 

貴重な時間を食いつぶす会議

会議=仕事が進んでいるという時代ではない。

失敗する会議、意味がない会議とはただ集まるだけ。惰性的に集まるだけの会議である。会議が始まる前、会議が終わった後など以下のことが決まっていない会議のことを失敗する会議と言う。

ポイント

  • 会議で何を決めなければいけないのか。
  • 会議中に何をしたいのか。
  • 会議後に何が決まっていなければいけないのか。
  • 会議が終わった後にどんな状況になっていれば良いのか。

 

通常、会議とはメンバを集めて 情報共有をする、指示を出すなどの目的がある。それならば、情報共有をすることで、何をしたいのかというところまで考えなければいけない。ただ、集まれば情報共有になるのだろうか、形だけの会議が無駄な会議の大きな特徴だ。これをやめるようにしよう。

会議に出ないと仕事ができないということはない。会議もまた手段なのである。手段が目的になっていないか十分に考えよう。

成功するプロジェクトについてはこちら。

 

会議の方法について考えよう

例えば、タスクの漏れがないか、プロジェクトメンバで確認したいのならば、果たしてメンバ全員が集まる会議形式のやり方は正しいのか。タスクリストを回すだけで良いのではないか。タスクリストを見ない人がいるならば見せるように工夫しよう。

しかし一回考えてほしい。そもそも回ってきた資料を見ないような人は会議に出ても、内職しているか、ぼーっとしているかで、資料を見ない人はどこまで行っても、最初から見るつもりがないのである。そんな人を会議に集めて情報共有できないだろう。工夫することも仕事である。

 

プロジェクトリーダーとして必要な思考

プロジェクトリーダーの仕事とは未来を示すことだと意識した方が良い。預言者のごとくメンバに対して未来を想像させることができるリーダーがいれば、プロジェクトは成功する。リーダーの頭の中で常に未来の情景が再現できないならそのプロジェクトは失敗する。

リーダーは、頭の中で思い描いた通りにプロジェクトが進んでいるか判断しないといけない。頭の中通りに進んでいないならば、何が問題となっているか、何が予定の障壁となっているかを見定めないといけない。

 

プロジェクトメンバとして必要な思考

そして、メンバは手を動かすことが主な仕事である。しかし、メンバ自身も視点を変えないといけない。なんのための作業、なんのためのプロジェクトか常に意識しよう。プロとして、の仕事の仕方を学ぼう。

残業削減は簡単にできる。先読みすれば良いのだ。後から仕事を追加されると自分で思う方向にコントロールできなくなり、仕事に対する気持ちも乗らず仕事が嫌になる。自分からコントロールするつもりで仕事をするのだ。そうすれば、仕事のアウトプットは増えて残業も減る。人間はやりたいようにできれば、ストレスも感じないのである。

 

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